Comment organiser une visite de groupe ?

La notion de groupe est large ce peut aussi bien être plusieurs membres d’une même famille, qu’un groupe d’amis ou les adhérents d’une association, un club de troisième âge ou bien encore un comité d’entreprise ou une sortie scolaire. Lorsque l’on désire organiser une visite à plusieurs de nombreux paramètres doivent être pris en compte.

Par rapport au but de la visite :

L’organisateur doit tout d’abord se renseigner sur les jours et horaires d’ouverture, ainsi que sur les tarifs. Puis soumettre au groupe plusieurs dates de visites possibles et demander au participants si le tarif leur convient. En leur précisant éventuellement qu’à partir d’un nombre butoir de participants, un tarif préférentiel de groupe est appliqué. Ce n’est que lorsqu’il aura les réponses à ces deux questions qu’il pourra réserver si et seulement si le château ou le musée est tout proche. Sinon il devra aussi tenir compte de ce qui suit :

Par rapport au transport et à l’intendance

Les frais de déplacement doivent aussi être calculés, si l’aller retour se fait en car ou en train, il convient de prévoir si c’est l’organisateur qui réserve ou si chacun paie son billet indépendamment.

Si le voyage se fait avec les véhicules personnels il est recommandé de prévoir à l’avance qui prend son véhicule. Afin d’éviter les litiges il est prudent de prévoir le montant de la participation de ceux qui profite du covoiturage.

Les repas doivent aussi être anticipés. Chacun doit il prévoir son ou ses pique-niques ? Doit on faire des réservations dans des restaurants ? Si la visite se fait sur plus d’une journée, il convient de prévoir le couchage.

Si le château ou le musée se trouve à proximité du lieu de résidence des participants l’organisation sera beaucoup plus simple. Mais s’il se trouve à plusieurs centaines de kilomètres, il faut bien comprendre que les frais annexes se révèleront plus couteux que le prix du billet.

La réservation :

Il n’y a pas de règle générale concernant les réservations, en effet certains châteaux sont privés, d’autres sont la propriété d’une collectivité locale ou sont des monuments classés historiques ou inscrits. Les monuments et musées visitables ont quasiment tous un site internet dédié. Pour connaitre les modalités de réservation et le prix d’entrée, il convient donc de faire une requête en ligne, par exemple : « réservation château des ducs de Bretagne ». Sinon il est toujours possible de demander des renseignements auprès du syndicat d’initiative de la commune.

Les tarifs :

Ils varient souvent en fonction des jours, plus cher le week-end et moins cher en semaine, et bien souvent aussi par rapport à la saison. Ils sont ainsi plus abordables en dehors des périodes de vacances scolaires.

Chaque structure a ses propres règles en matière tarifaire. Le prix du billet fluctue en fonction de l’age. Il est généralement plus abordable pour les enfants et même parfois gratuit. Des tarifs préférentiels peuvent appliqués pour les demandeurs d’emploi et/ou les étudiants. Le ou les organisateurs devront en tenir compte.

Certains musées et châteaux proposent des visites guidées de groupe, le coût d’une visite commentée avec un guide, son récit historique et ses anecdotes ont bien entendu un coût. Si vous optez pour cette solution, il convient de le préciser lors de la réservation, sinon vous risqueriez bien de devoir faire la visite « à l’aveugle » ou bien de devoir attendre qu’un guide se libère.